Tietosuojaseloste – Kotisointu Oy LKV

1. Johdanto

Asiakkaidemme henkilötietojen huolellinen ja varovainen käsittely on meille Kotisointu Oy LKV:ssä tärkeää. Käsittelemme henkilötietojasi noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Käytämme tietojasi palveluiden ja informaation toimittamiseen sekä personointiin, sopimusten tekemisiin, asiakaspalveluun sekä markkinointiin.

Tässä selosteessa kerromme miten asiakastietojasi käsitellään Kotisointu Oy LKV:n toiminnassa. Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste yrityksen asiakasrekisteristä.

Lisäksi noudatamme seuraavaa lainsäädäntöä:

Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000);
Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000);
Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001);
Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

2. Miten asiakastietojasi käsitellään Kotisointu Oy LKV:ssa?

Kotisointu Oy LKV on pääkaupunkiseudulla toimiva vuonna 2015 perustettu yritys, jonka toimiala on kiinteistönvälitys ja se on yksityinen kiinteistönvälitystoimisto. Suoritamme osto-, myynti ja vuokraustoimeksiantoja kotimaassa Oma koti Suomesta Kiinteistönvälitystä markkinointinimen alla tai toimimme yhteistyössä toisen välitysliikkeen kanssa.

3. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Asiakkailla on aina asiakassuhde Kotisointu Oy LKV:ään, jolla on asiakastietojen rekisterinpitäjänä päävastuu asiakastietojen käsittelystä.

Kotisointu Oy LKV (y-tunnus: 2702812-6)

Hämeentie 25 A 10
00500 Helsinki

Johannes Nieminen, johannes.nieminen@kotisointu.fi

4. Kerättävät henkilötiedot ja niiden tarkoitus

Kotisointu Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen tai muuhun asiakkuuteen verrattavissa olevaan yhteyteen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysoitiin. Asiakastietoja käytetään myös suoramarkkinointiin, jota voidaan tehdä sähköisesti tai suoraan kontaktoimalla asiakkaaseen.

Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

5. Käsittelyn oikeusperusteet ja Kotisointu Oy LKV:n oikeutetut edut

Yrityksellämme on oikeus käsitellä asiakkaita koskevia tietoja seuraavilla perusteilla:
esimerkki

Asiakkaan suostumus esim asiakas ottaa itse puhelimitse yhteyttä yritykseen
Asiakas on ilmoittanut haluavansa sähköistä suoramarkkinointia esim asiakas on antanut luvan suoramarkkinointiin
Sopimuksen täytäntöönpano, asiakkaan tiedot ovat välttämättömät sopimuksen tekemiseen
Oikeutettu etu; Kotisointu Oy LKV:llä on myös oikeutettu etu käsitellä asiakastietoja silloin, kun rekisteröity antaa esimerkiksi toimeksiannon yrityksellemme asuntonsa myynnistä, on osapuolena tai osallisena kaupassa, on tarjouksen tekijä tai muussa sopimuksessa joka liittyy hoitamaamme toimeksiantoon tai hyödyntää yrityksemme palveluja, kuten asettaa hakuvahdin eri portaaleissa kuten Oikotie ja Etuovi.

6. Henkilötietoryhmät

Kotisointu Oy LKV:n asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot, kuten

  • nimitiedot
  • yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
  • henkilötunnus, jos asiakaan yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • kansalaisuus
  • kieli
  • yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot

6a. Evästeet

Käytämme evästeitä, jotta voimme parantaa verkkopalveluidemme käyttökokemusta, seurata verkkopalveluidemme käyttöä, sekä kehittää palveluitamme. Evästeet mahdollistavat sen, että voimme muun muassa muistaa verkkopalveluissamme valitsemasi kieliasetukset, jotta sinun ei tarvitse valita kieliasetuksia uudestaan vieraillessasi verkkopalveluissamme. Toisin sanoen voimme kehittää verkkopalveluidemme sisältöä ja toimivuutta paremmaksi sekä korjata mahdollisia vikoja verkkopalveluissamme. Käytämme myös evästeitä markkinoinnin kohdentamiseen kohderyhmittäin tarjotaksemme sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Lisäksi mittaamme palveluidemme ja sivustojemme kiinnostavuutta.

Evästeillä keräämäämme tietoa ovat muun muassa:

  • IP-osoite
  • selain- ja laitetyyppi
  • selausmaa.

Evästetietojen avulla emme kuitenkaan pysty yksilöimään sinua, emmekä yhdistä evästetietoja mahdollisesti muussa yhteydessä kerättyihin henkilötietoihin.

7. Myyntitoimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten

  • toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
  • toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot
  • välitettävää kohdetta koskevat tiedot
  • toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot sekä yrityksen vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
  • rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot, esimerkiksi kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä,
  • onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta

Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot
  • rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai arviointikäyntiä koskeva pyyntö
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

8. Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne, tarkoitus ja kesto

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita, esim nettisivujen kautta tai asiakkaan ottaessa itse yhteyttä yritykseemme tai asuntoesittelyissä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Toteutunutta kauppaa koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP), jonka tietosuojaseloste on saatavilla täältä .

Kotisointu Oy LKV voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointi­rekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Käytämme toiminnassamme palveluntarjoajia, joille voimme siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Kotisointu Oy LKV on näille osoittanut. Palveluntarjoajien tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Rekisteröity voi pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun tietosuojavastaavaan.

Kotisointu Oy LKV säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, niin tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun perusteella.

Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti viisi (5) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kotisointu Oy LKV määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi asiakkaan kontaktoinnin tai yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot tarkistetaan säännöllisten päivitysten yhteydessä manuaalisesti. Mikäli asiakas ilmoittaa, että hänet tulee poistaa asiakasrekisteristä, tehdään se heti asiakkaan näin pyydettyä.

9. Tietoturvallisuus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Kotisointu Oy LKV:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä sekä myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, voidaan niistä periä kohtuullinen maksu. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, toimittaa yritys tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Kotisointu Oy LKV:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnön ovat osoitettava yllä mainitulle yhteistyöhenkilölle.

Mikäli Kotisointu Oy LKV käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on aina oikeus peruttaa suostumus.

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Kotisointu Oy LKV:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille osoite www.tietosuoja.fi

11. Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Kotisointu Oy LKV:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja (esim. sähköpostiosoitetta materiaalien lataamiseen tai hakuvahtiin), rekisteröity ei voi käyttää palvelua.

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa tällainen kieltäytyminen myös estää palveluiden tarjoamisen